教务函〔2023〕81号

关于做好2022-2023学年第二学期教学资料档案电子化存储工作的通知

各开课单位：

根据学校教学工作安排，依据《关于开展教学资料档案电子化存储工作的通知》（教务函〔2022〕198号）要求，为做好2022-2023学年第二学期教学档案电子化存储工作，现将有关事项通知如下：

一、适用范围

本学期所有教学任务，包含理论课、实践专周、独立实践课、毕业设计（论文）、自主学习、毕结业重修课程考试所产生的教学资料，均应进行电子化存储，并按存档系统定义的相应课程类型的存档目录分类上传。

二、存档要求

（一）学校已向各教学单位发布了“本科教学规范表格（教师用）”，注明“需存档”的文件原则上均要保存实际资料的电子版。其他需要保存的资料由学院自行确定，统一规范要求。

（二）鼓励教师使用在线阅卷系统命题、阅卷。

教师使用在线阅卷系统进行命题和阅卷，系统将按照规定格式命名并自动保存到档案系统中。未使用阅卷系统的答卷，需要任课教师自行上传。实际资料是电子版的，按程序审定后上传；是纸质版的，按程序审定后一般使用扫描仪扫描上传，无法扫描的可以拍照上传。

（三）档案系统保存的文件格式为：Word、Excel、PPT、PDF、图片、音频、视频等可直接在浏览器上阅览的文件，其他格式的文件应转换为以上格式文件保存。

（四）为便于教学档案查询利用，教师应按规定格式命名后上传。

1.档案系统按课程教学任务规定目录保存教学资料，并支持在某个目录下的多个文件批量上传。

2.任课教师应按目录要求保存对应文件，其中学生资料应按“学号姓名”（例如：20201104张三）的命名方式罗列保存在相应目录下，一个学生保存一个文件（同一个学生有多份文件的，比如平时作业，应先放在一个文件中再上传）。不能多个学生压缩打包或一个学生压缩打包的方式上传和保存。

3.各教学单位应指定专人对提交的档案资料进行审查，未按规定上传的应予以退回。

（五）一门课程教学任务的所有档案资料保存不超过2G，单个文件不超过200M。

（六）平时作业不需要全部存档，只用保存计入学生成绩的平时作业的档案，每个分数段保存至少2份样本。

（七）通过在线阅卷系统批阅的学生答卷要有批阅痕迹。通过其他方式批阅的学生资料，应保留给分依据，比如批阅痕迹、按题给分记录、评语等依据。

（八）原则上当前学期的所有教学任务均应以教学任务为单元进行电子存档。超大的视频（超过200M）、设计图纸等无法进行扫描上传的资料，由开课单位提供不能上传资料的清单，提交教务处审核后学院自行存档。

对于不能上传的资料，应在对应项写明存档地点和存档形式（纸质，还是视频，或者其它形式存档）。

三、工作程序

（一）明确归档任务

各教学单位管理员查询、完善本学期进行教学资料电子化存储的教学任务，及时组织相应教师完成资料归档及审核流程。

（二）上传归档资料

即日起教师登录信息门户，选择“业务直通车”中的“阅卷系统”，进入“档案管理”模块，选择“2022-2023学年第二学期”，管理自己课表中教学任务的教学资料。原则上，课表中排名第一的教师负责教学任务资料的统一整理和提交审核。

（三）审核归档资料

课程负责人负责审核所负责课程下所有教学任务的资料存档情况，于下学期开学后四周内完成所有资料归档。归档后的资料若需修改应由学院审批同意后修改。

档案上传之前开课单位须严格审查，并对上传的资料进行负责，确保上传资料无以下问题：思想政治、意识形态等问题，病毒、木马等系统安全问题，其他干扰电子档案保存的问题。

教务处将不定期的组织督导专家对档案归档情况进行检查，并对检查情况进行通报。

（四）查询归档资料

专业负责人、督导、领导、专家等其他授权人员可查看相应开课单位的归档资料。因工作需要调整，请联系教务处教务科办理。

教务处联系人：蒋老师（归档规范），联系电话：65022070；陶老师（系统支持），联系电话：65022565

特此通知

附件：各教学单位档案管理系统管理员信息汇总表

教务处

2023年5月9日

附件：

各教学单位档案管理系统管理员信息汇总表
序号	单位名称	姓名
1	党委学生工作部（党委武装部、学生处）	高一丁
2	图书馆（档案馆、校史馆）	陈祖琴
3	石油与天然气工程学院	王均
4	石油与天然气工程学院	刘卫华
5	机械与动力工程学院	杨华盛
6	机械与动力工程学院	刘晓培
7	化学化工学院	张海涛
8	化学化工学院	肖寅
9	银河yh8858com	周博
10	银河yh8858com	赵丽君
11	安全工程学院（应急管理学院）	冉晓宇
12	安全工程学院（应急管理学院）	石丽
13	工商管理学院	林利
14	工商管理学院	刘思静
15	法政与经贸学院	黄静芳
16	数理与大数据学院	李海霞
17	外国语学院	赵美玉
18	外国语学院	许吟雪
19	人文艺术学院	李秋婷
20	人文艺术学院	岳敬霞
21	体育部	张翼
22	电气工程学院	梁文涛
23	电气工程学院	李正中
24	马克思主义学院	曾昌礼
25	智能技术与工程学院	王会婷
26	智能技术与工程学院	赵晓园
27	工程训练中心	蒋德平
28	外事处（港澳台事务办公室、国际学院挂靠）	丁秋怡
29	创新创业学院	张兰
30	冶金与材料工程学院	邱杨
31	冶金与材料工程学院	何红